Jest wiele czynników kreujących przestrzeń użytkową. Te czynniki określają charakter przestrzeni, nadają jej wyraz i, w sposób pośredni, działają na człowieka. Biura projektowe, architektoniczne starają się nadać naszemu otoczeniu jak najodpowiedniejszy kształt, jednocześnie biorąc udział w naszym codziennym życiu.
Pomieszczenia użytkowe powinny być skomponowane w najodpowiedniejszy sposób, tak aby tworzyły miejsca wyjątkowe i przyjazne. Architektura zewnątrzna oraz kolorystyka, poprzez umeblowanie i rozmieszczenie komponentów, po oświetlenie. W przypadku pomieszczeń biurowych są to wyjątkowo ważne aspekty, wpływające na pracę i samopoczucie osób korzystających z pomieszczeń. Takie zadanie nie jest wcale proste i dlatego powinny zajmować się tym wyspecjalizowane biura.
Kolorystyka pomieszczenia powinna odpowiadać jego charakterowi. W biurach są to zazwyczaj barwy jasne, nie skontrastowane, dopasowane do pokrycia podłogowego i mebli. Ważne jest, aby „tło pracy” nie przykuwało uwagi, ani nie rozpraszało, ale stanowiło miły niezauważalny akcent.
Jeżeli chodzi o oświetlenie, to najważniejszym i najodpowiedniejszym źródłem jest słońce. Chociaż naturalne światło jest najmniej szkodliwe, to nie zawsze z łatwością dociera do każdego miejsca w biurze.
